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Il Nuovo Sistema Informativo di Processo per le PMI

A cura di Vincenzo D’Appollonio, Partner, The Innovation Group

Nella mia esperienza di Consulenza di Direzione per la Piccola e Media Impresa incontro molto spesso realtà disomogenee e non consistenti di Sistemi Informativi Aziendali. Questo è dovuto al fatto che, nel tempo, in queste realtà si sono generati Sistemi Informativi ‘indipendenti’ a livello della singola Funzione (Marketing, Produzione, Vendite, Amministrazione) con ridondanza di informazioni, rappresentazione non omogenee dei dati,  mancanza di interoperabilità.

È evidente che questo genera inefficienza gestionale ed operativa: il fatto positivo è che sempre più queste Aziende ne stanno sviluppando consapevolezza, e dunque chiedono una soluzione. La Soluzione passa attraverso tre fasi: la riprogettazione dei Processi Aziendali, la progettazione del Sistema Informativo di Processo,  l’individuazione del percorso di migrazione, con l’obiettivo finale di ricondurre tutti i dati e le informazioni aziendali di tipo ‘funzionale’ ad un UNICO modello di rappresentazione della ‘Informazione’, omogeneo e condiviso, e migliorare l’efficienza della Gestione dell’Azienda.

La riprogettazione dei processi aziendali è un intervento organizzativo di profonda revisione dei procedimenti operativi che non risultano più adeguati alle necessità aziendali. Per “Processo” si intende un insieme di attività interconnesse che portano ad un risultato finale identificabile dal Cliente, e percepito da questi come Valore  dell’Azienda fornitrice.

Occorre condurre un’analisi della situazione in essere, con mappatura dei processi primari e dei processi di supporto, con l’individuazione delle criticità o dei punti suscettibili di miglioramento, studio delle soluzioni e la conseguente riprogettazione del processo in maniera organica: i processi (Commerciale, Produzione, Logistica, etc) sono trasversali rispetto alle Funzioni aziendali, e molto spesso è proprio nei punti di contatto tra le varie funzioni che emergono i principali punti di inefficienza o di scoordinamento.

Molto spesso sono necessari interventi organizzativi, quali: la ridefinizione delle gerarchie, dei livelli organizzativi e della catena decisionale; la modifica dei ruoli assegnati alle posizioni; l’accorpamento, la suddivisione o la parallelizzazione di attività o funzioni; l’eliminazione di attività senza valore aggiunto; l’utilizzo di nuove metodiche o di nuove tecnologie con i conseguenti piani di formazione; l’adeguamento degli spazi di lavoro.

A questo punto si è pronti per la progettazione del Sistema Informativo di Processo: si conduce una raccolta e analisi dei requisiti, per individuare e sviluppare le proprietà e le funzionalità che il sistema informativo dovrà avere. Questa fase richiede un’interazione con gli utenti del sistema e produce una descrizione completa ma generalmente informale dei dati coinvolti e delle operazioni su di essi.

Si parte quindi con la progettazione vera e propria dei dati e delle applicazioni di alimentazione, di gestione e di processo: si individua la struttura e l’organizzazione che i dati dovranno avere (Information Model), si definiscono le caratteristiche dei Processi Applicativi Aziendali (Commerciale, Industriale, etc). Queste attività sono complementari e possono procedere in parallelo o in cascata.

Importantissima è l’individuazione di un percorso di migrazione, con l’identificazione di azioni specifiche di raccolta dati dai diversi S.I. funzionali per centralizzare l’informazione su uno solo dei S.I. esistenti, scelto come prevalente a livello aziendale, e sviluppando la sua interoperabiltà con gli altri S.I. presenti, garantendo in questa fase continuità operativa,  in attesa dello sbarco sul Nuovo Sistema Informativo di Processo.

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